Se un comunicatore tecnico potesse chiedere un solo desiderio al genio della lampada quale sarebbe? Tutte le persone a cui l’ho chiesto mi hanno dato la stessa risposta: il dono della sintesi! Perché le capacità analitiche, l’attenzione al dettaglio, le strategie organizzative per andare a fondo dei contenuti e presentarli in modo logico e preciso sono tutti talenti che si possono coltivare. Invece la capacità di andare al sodo senza perdersi nelle minuzie, la saggezza di discernere i dettagli indispensabili da quelli superflui e il coraggio di tagliare i testi… beh, questi sembrano dei doni di natura. Nella ricerca di questo dono, i principi e le linee guida del Plain Language ci possono dare una mano.

 

Eliminare il superfluo con il Plain Language: Comunica in modo chiaro

Il primo passo di un comunicatore tecnico che affronta un argomento complesso è e deve essere quello di andare a fondo. Di farsi ogni possibile domanda, di comprendere tutte le sfaccettature dell’argomento anche al di là di quello che dovrà poi spiegare al suo destinatario. È così che ci si crea quella base di competenza tanto solida da permetterci di fare scelte consapevoli e ragionate. La semplificazione deve essere un passo a valle dell’approfondimento, non può prescindervi. Ma arrivati a fondo di un argomento complesso, per il comunicatore può essere difficile tornare in superficie e decidere quanto di quel sapere trasferire e quanto no. Dobbiamo ammetterlo, la prima stesura ci viene sempre troppo ricca. Magari abbiamo interiorizzato delle strategie per evitare costruzioni verbose e giri di parole, ma scegliere se includere o omettere un intero concetto non è uno stratagemma, è una scelta consapevole.

Il Plain Language ci ricorda però di dare solo informazioni davvero utili al nostro destinatario atteso. E come possiamo arrivare a farlo? Guardandolo bene negli occhi e facendoci domande molto concrete:

1. Cosa deve imparare da questo testo?
2. Cosa se ne farà?
3. Cosa sono sicuro che già sa?
4. Cosa farà tanta fatica a capire?
5. Perché legge questo testo?
6. Che domande gli nasceranno subito in testa?

Questa forma “semplificata” di user analysis ci restituisce ottimi criteri per omettere informazioni anche se stiamo lavorando su un testo tecnico.

• Questo dettaglio non è necessario per portare a termine questa operazione? Togli!
• Questa descrizione del funzionamento del dispositivo non è utile ad usarlo correttamente? Togli!
• Questo esempio mi è venuto benissimo ma il lettore è già esperto della materia e non ci troverà nulla di utile o nuovo? Togli!

Togliendo il superfluo, per reazione, quello che resta diventa più incisivo, riceve più attenzione, raggiunge lo scopo prefissato. I vantaggi pratici di questa limatura dei contenuti sono molti:

• meno costi di traduzione, se i nostri testi vengono tradotti (e ricordiamoci di fare la moltiplicazione se traduciamo in più lingue!)
• meno costi di stampa, se pubblichiamo su carta
• minori tempi/costi di manutenzione, se i testi hanno vita lunga e vanno aggiornati meno richieste di assistenza o supporto, se le informazioni fondamentali si fanno trovare perché non sono più annegate tra tante informazioni poco utili
• miglior percezione di valore e competenza, se chi ci legge finalmente capisce subito cosa gli vogliamo dire
• maggiore conformità con le norme, se i contenuti che presentiamo sono obbligatori per legge
• maggiore sicurezza dei destinatari, se le informazioni che presentiamo servono a proteggere la loro salute e integrità fisica

 

Conclusione

Il Plain Language non è solo uno strumento utile, ma una chiave per migliorare la chiarezza e l’efficacia delle comunicazioni tecniche. Se vuoi rendere i tuoi testi più comprensibili, incisivi e utili per il tuo pubblico, Writec ti offre soluzioni su misura. Dalla consulenza per ottimizzare la tua documentazione ai corsi dedicati al Plain Language, possiamo aiutarti a semplificare e migliorare ogni comunicazione. Scopri come i nostri servizi di Plain Language possono trasformare la tua documentazione e iscriviti ai nostri corsi per acquisire le competenze che faranno la differenza. Visita il nostro sito per maggiori informazioni sui nostri servizi di Plain Language e scopri i dettagli del nostro corso introduttivo o del percorso completo di Linguaggio Chiaro. Vuoi saperne di più? Contattaci ora. Ti aspetiamo!